Retrouvez les questions les plus fréquentes formulées par les utilisateurs ViaTrajectoire.
N’hésitez pas à nous contacter si votre questionnement reste sans réponse après avoir consulté cette page : viatrajectoire@sesan.fr
Le module SANITAIRE de ViaTrajectoire est exclusivement réservé aux professionnels de santé ou aux professionnels exerçant en établissement de soins (court, moyen, long séjours) : MCO, SSR, HAD, USP, SSIAD, Prado.
Chaque établissement décide librement de sa politique d’utilisation interne. ViaTrajectoire préconise seulement le respect du cadre règlementaire et du secret médical.
Peuvent donc être concernés :
Les médecins praticiens hospitaliers et libéraux (ces derniers ont la compétence requise pour adresser leurs patients dans les unités listées ci-dessus),
Les assistantes sociales exerçant en établissement de soins,
Les secrétaires médicales,
Les cadres et coordinateurs des soins,
Les directeurs de structure et responsables d’unité,
Les gestionnaires de lits,
Toute autre catégorie de professionnels que l’établissement juge pertinente dans le processus d’orientation du patient.
Plusieurs raisons peuvent être à l’origine de ce problème :
Le site internet ViaTrajectoire est en maintenance, le message suivant s’affiche : mlsqhgoiqhga
Vous n’avez pas réinitialisé votre mot de passe depuis 6 mois, le message suivant s’affiche : mlifjpjpfojz
Vous avez oublié votre identifiant ou votre mot de passe : lien vers supports
Si le problème persiste, rapprochez vous de votre référent interne ViaTrajectoire (professionnel qui attribue les comptes et les habilitations au sein de votre unité/structure) ou contacter notre service support viatrajectoire@sesan.fr
Rendez-vous sur le site internet ViaTrajectoire
1.Dans l’espace « Professionnel » cliquez sur « mot de passe oublié »
2.Vous êtes redirigé vers la page vous demandant :
votre nom d’utilisateur
de recopier le code affiché
3.Validez votre action en cliquant sur « Régénérez mon mot de passe »
Si vous avez également oublié votre identifiant utilisateur, rapprochez vous du référent ViaTrajectoire au sein de votre unité/structure : il pourra générer un nouveau mot de passe.
Vous pouvez accéder à l’exercice via l’URL suivante : https://preprod-formation.sesan.fr/via-trajectoire/exercices/changer-son-mot-de-passe-mot-de-passe-oublie/
Le tableau de bord est l’outil de gestion et de suivi des demandes d’admission, que ce soit par le prescripteur ou bien par le responsable des admissions : chaque acteur a accès à un tableau de bord qui diffère selon son profil et ses habilitations.
En effet, le tableau de bord concerne une unité en particulier (unité de chirurgie digestive au sein d’un établissement) mais la visibilité sur l’ensemble des unités de cet établissement est possible si l’utilisateur dispose de ce privilège.
Depuis votre tableau de bord, vous pouvez voir
l’état d’avancement des différents dossiers en cours,
les dossiers des patients sortis/admis,
les dossiers qui ont été annulés pour diverses raisons
les archives des dossiers créés au sein de votre établissement.
Pour aller plus loin : lien vers ouvrir TDB ; lien vers lire une Lire TDB ; Filtrer son TDB ; Trier son TDB
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Pour connaitre les différentes actions que vous pouvez effectuer sur ViaTrajectoire au sein d’une ou plusieurs unités, rendez-vous dans la page « Mon compte » depuis l’onglet ADMINISTRATION à tout moment de l’utilisation du site internet.
Chaque établissement est libre d’associer un ou plusieurs profils à ses utilisateurs et de leur donner des habilitations dans une ou plusieurs unités ainsi que des privilèges (ex : prescripteur médical, non médical, responsable des admissions, etc.).
Ainsi, seul le référent ViaTrajectoire interne à votre unité ou structure peut vous créer un compte ou délivrer des droits d’utilisation sur le site internet : il est impératif de vous rapprocher de votre référent pour ouvrir vos droits d’actions et d’accès au tableau de bord d’une ou plusieurs unités.
Le référent interne est la personne qui a créé votre compte. Si vous ne vous souvenez plus de l’identité de votre référent ViaTrajectoire, contactez-nous : viatrajectoire@sesan.fr
Une habilitation ouvre des droits d’utilisation ViaTrajectoire au sein d’une unité ou d’un établissement entier.
Ces droits correspondent à un profil d’utilisateur (prescripteur médical, responsable des admissions, prescripteur non médical, lecteur des prescriptions, etc.), c’est à dire le fait de pouvoir effectuer légalement certains types d’actions dans ViaTrajectoire en fonction des compétences métiers sous-entendues par le profil.
Un privilège est une action supplémentaire donnée pour favoriser le bon fonctionnement du processus ViaTrajectoire (ex : lire les volets Orientation et Médical pour un profil prescripteur non médical afin de sélectionner des unités davantage susceptibles d’accepter le patient et de répondre à ses besoins de prise en charge dans sa globalité).
NB : Chaque établissement est libre dans le choix des habilitations et profils ou privilèges délivrés à ses professionnels utilisateurs de ViaTrajectoire. Un référent interne structure et pour chaque unité est identifié pour attribuer ces habilitations.
ViaTrajectoire propose un module dédié à l’analyse de l’offre et des besoins sur votre territoire ainsi que l’analyse de l’activité de votre structure : l’OBSERVATOIRE.
Il est très simple de faire des requêtes de données de façon large ou très ciblée selon des critères que vous aurez sélectionnés.
Depuis la page d’accueil ViaTrajectoire, rendez-vous dans le menu OBSERVATOIRE et sélectionnez « Sanitaire ». Ouvrez la rubrique de votre choix (propositions selon votre profil et vos habilitations) en cliquant sur « Commander ». La définition et le contenu de données disponibles dans chaque rubrique sont explicités en cliquant sur <+>.
Cochez les filtres de votre choix. L’indicateur « i » donne davantage d’informations en le survolant avec la souris de votre ordinateur.
Finalisez votre action en cliquant sur « Envoyer la demande ».
Les données sont mises en ligne sur votre compte environ 1/2 journée plus tard. Pour les consulter, rendez-vous dans le menu OBSERVATOIRE et sélectionnez « Consulter ».
Nous vous conseillons de les télécharger sur votre ordinateur : elles sont disponibles pendant 15 jours.
Pour plus de détails sur le contenu des données et les possibilités, n’hésitez pas à télécharger les documents complets en suivant ce lien (rubrique OBSERVATOIRE).
ViaTrajectoire s’appuie sur les informations d’orientation (pathologie principale du patient et mode de prise en charge prescrit) et les informations médicales (besoins en soins, existence de comorbidités ou complications, etc.) pour aider l’utilisateur à rechercher des unités en cohérence avec les besoins réels du patient.
Il est donc important d’être exhaustif, cohérent et juste dans les informations renseignées dans les différents volets du dossier de demande d’admission.
Pour que ces données soient prises en compte, l’utilisateur devra cocher « Rechercher parmi : les unités conformes à l’orientation : —- » (prise en compte de l’âge du patient, de sa pathologie principale, des prescriptions de soins, de l’existence de comorbidité ou antécédents, de la prescription (ex : HC – SSR Affections des personnes âgées polypathologiques, dépendantes ou à risque de dépendance), etc.).
La seconde option « Rechercher parmi : toutes les unités prenant en charge la pathologie décrite » ne tiendra compte que de la pathologie principale décrite (ex : toute les unités qui prennent en charge la réadaptation post AVC, qu’elles soient spécialisées ou non, et sans prendre en compte l’orientation : les unités proposées dans la recherche pourront aussi bien être des HDJ SSR Polyvalents, HAD, secteur enfant ou secteur adulte).
Oui vos demandes annulées restent disponibles.
Deux cas peuvent se présenter :
1° Vous avez annulé une demande pour une ou plusieurs unités : vous pouvez retrouver les demandes en cliquant sur le dossier du patient depuis votre tableau de bord puis dans l’onglet « Envois et réponses » en vous assurant de bien cocher la case « Afficher demandes annulées ».
Les demandes annulées pour les différentes unités apparaissent en bas de la liste.
2° Vous avez annulé la demande complète (annulation du dossier) : vous pouvez retrouver la demande depuis votre tableau de bord dans l’onglet « Annulées » pendant 10 jours avant archivage automatique.
Pour modifier une information sur la demande, rendez-vous dans le dossier du patient et ouvrez le(s) volet(s) pour lequel(s) vous souhaitez faire la modification.
Cliquez sur le bouton « Modifier » en haut à droite de votre écran ou en bas à droite puis confirmez votre volonté de modifier ce volet.
Apportez les modifications souhaitées puis cliquez sur « Valider » lorsque vous avez terminé.
NB : Pour plus de précisions, consultez le support de formation « Modifier la demande d’admission« .
En tant que prescripteur, vous avez la possibilité d’apporter des modifications aux informations renseignées, y compris après l’envoi de la demande d’admission aux unités SSR/HAD/USP (les informations médicales et d’orientation ne sont cependant plus modifiables après le statut « Accord confirmé »).
Les unités, quelle que soit leur réponse, sont averties qu’une modification est en cours grâce à la présence d’un drapeau rouge sur la ligne du dossier concerné dans leur tableau de bord. Elles peuvent visualiser les informations validées avant modification. Elles ne peuvent pas répondre à la demande si la modification est en cours.
Pour que les unités puissent à nouveau répondre à votre demande et visualiser les nouvelles informations, il est obligatoire de valider à nouveau le volet du dossier qui a subi des modifications (et non pas enregistrer : ViaTrajectoire comprendra que des modifications restent à apporter).
Si la modification apportée concerne le volet Orientation ou le volet Médical, le dossier retrouvera le statut « Demande reçue » (non lue) dans leur tableau de bord, tandis qu’une notification leur parviendra par mail (pour les autres volets, leur statut de réponse n’est pas modifié le cas échéant) : en ouvrant le dossier, les unités visualiseront la date de mise à jour de la version et pourront la comparer avec l’ancienne pour identifier clairement les modifications/nouvelles informations.
La raison la plus fréquente est liée à la non validation d’un ou plusieurs volets du dossier de demande d’admission.
Dans le processus classique ViaTrajectoire (hors demande anticipée), il est nécessaire de valider les cinq volets du dossier (Orientation, Médical, Administratif et Social, Soins et Projet, Service demandeur) pour pouvoir envoyer la demande d’admission aux unités SSR/HAD/USP.
NB : Vous pouvez cependant effectuer une recherche d’unités susceptible d’accueillir le patient avant de valider les différents volets du dossier.
Si vous rencontrez une autre difficulté concernant l’envoi de la demande d’admission, vérifiez que vous disposez des droits nécessaires dans votre habilitation utilisateur. Enfin, n’hésitez pas à contacter notre service support.
En tant que responsable des admissions, le statut d’une demande diffère si elle vient d’être reçue ou si vous (ou un collaborateur) l’avez déjà ouverte : « Demande reçue » > « Demande lue ».
Dans la vie d’une demande d’admission, il peut arriver qu’un dossier que vous avez déjà ouvert retourne au statut « Demande reçue ». De même, il peut arriver que vous aillez déjà répondu à la demande d’admission (y compris par la négative) et que le statut se réinitialise à « Demande reçue ». Souvent, cette modification de statut succède la présence d’un drapeau rouge dans la colonne des statuts de votre tableau de bord, quel que soit ce dernier.
Le drapeau rouge notifie que le prescripteur est en train d’apporter une modification à une ou plusieurs informations à la demande d’admission.
En effet, que vous aillez déjà répondu à la demande ou que vous l’aillez simplement ouverte, ViaTrajectoire utilise ce changement de statut (avec une notification mail) pour vous informer que le prescripteur a effectué une modification sur le dossier. En effet, même si vous avez répondu négativement à la demande, ces nouvelles informations pourraient faire évoluer l’avis médical sur le dossier.
Vous pouvez différentier les demandes qui n’ont effectivement jamais été ouvertes de celles qui ont subi des modifications : la ligne du dossier concerné dans votre tableau de bord est surlignée en rouge.
Il peut arriver lors de la lecture des dossiers de demande d’admission reçus que l’onglet de réponse soit désactivé.
Cette occurrence est temporaire : l’impossibilité de répondre à une demande d’admission signifie que le prescripteur est en train de modifier ou compléter une information (ex : à la demande d’une des unités qui a reçu cette demande ou en raison d’une évolution dans la prise en charge).
ViaTrajectoire vous en informe grâce à la présence d’un drapeau rouge à côté du statut sur la ligne du dossier dans votre tableau de bord ou dans le récapitulatif du dossier.
Lorsque le prescripteur aura à nouveau validé les informations du dossier, vous recevrez une notification et le statut de la demande réapparaitra en « Non lue » si ces modifications sont majeures pour votre décision de réponse (ex : dans le volet Médical ou Orientation). Le cas contraire (modification du nombre d’enfants dans le volet Administratif et social), l’onglet de réponse sera simplement réactivé et vous pourrez comparer les versions du dossier.
N’hésitez pas à contacter notre service support si les difficultés persistent.
Depuis votre tableau de bord, cliquez sur le dossier du patient concerné.
La date d’hospitalisation peut se renseigner de deux façons différentes :
1° Directement dans le « Résumé du dossier » en haut à droite de votre écran : cliquez sur « Date d’hospitalisation » et indiquez la date à partir du calendrier.
2° Depuis le volet « administratif et social » : dans la partie « Prise en charge des soins ou du séjour, aides financières », l’item date d’hospitalisation peut être complété.
NB : La date d’hospitalisation correspond à la date d’entrée du patient dans votre établissement.
Depuis votre tableau de bord cliquez sur le dossier du patient concerné.
La date d’hospitalisation peut se renseigner de deux façons différentes :
1° Directement dans le « Résumé du dossier » en haut à droite de votre écran : cliquez sur « Date d’entrée souhaitée » et indiquez la date à partir du calendrier.
2° Au moment de l’envoi des demandes aux différentes unités : si la date d’entrée souhaitée n’a pas été renseignée dans le « Résumé du dossier » elle vous sera obligatoirement demandée au moment de l’envoi aux unités souhaitées.
NB : La date d’entrée souhaitée correspond à la date à laquelle le patient pourra sortir de votre service pour être accueilli dans l’unité receveuse.
Lorsque vous envoyez une demande à une ou plusieurs unités, vous avez défini préalablement une date à laquelle vous souhaiteriez faire admettre le patient.
Chaque unité qui accepte votre demande valide la date définie ou en propose une nouvelle : celle-ci est affichée à coté du statut de réponse de l’unité dans la liste des unités contactées ou bien dans la même liste directement accessible depuis votre tableau de bord.
Que vous soyez prescripteur ou receveur, vous pouvez imprimer le dossier de demande d’admission à tout moment.
Depuis votre tableau de bord, dans la dernière colonne, cliquez sur l’icône « Impression » puis suivez les étapes indiquées par votre logiciel.
Depuis le dossier de demande d’admission :
en haut et en bas de votre écran à côté de l’onglet de réponse pour les receveurs (consultez aussi notre support explicatif : Imprimer R) ;
dans la rubrique « Autres actions sur le dossier » en bas à droite de l’écran pour les prescripteurs (consultez aussi notre support explicatif : Imprimer P),
cliquez sur « Imprimer ».
Vous pouvez également sélectionner les paragraphes pour les copier/coller sur un support annexe (type Word) et n’imprimer que les informations dont vous avez besoin. Cette action ne garantie pas la mise en page.
En tant que Responsable des admissions de votre unité ou structure, trois choix de réponse sont possibles lorsque vous recevez une demande sur ViaTrajectoire :
Accepter la demande
Donner un accord de principe
Refuser la demande
Il est pertinent de donner un accord de principe lorsque vous ne pouvez pas vous prononcer de façon assurée sur la date d’admission possible ou si la demande mérite davantage d’informations pour vous l’accepter sans doute.
Vous devrez alors indiquer une date ou un délai d’admission et accompagner votre réponse d’un commentaire pour justifier votre choix au prescripteur (et notamment lui demander le type d’informations à compléter).
Pour des raisons de confidentialité, mais surtout d’objectivité et neutralité dans l’envoi et le suivi des réponses à une demande d’admission, ViaTrajectoire ne prévoit pas de modalité de communication entre acteurs, excepté pour le receveur qui peut accompagner sa réponse d’un commentaire ou d’un questionnement.
Pour autant, les coordonnées de chaque acteur sont facilement accessibles : le receveur peut contacter le demandeur grâce aux coordonnées renseignées directement dans le dossier de demande, tandis que le prescripteur peut retrouver les coordonnées du receveur dans la Fiche de l’unité accessible dans « Suivi du dossier / Envois et réponses ».
Une messagerie est activée lorsque le prescripteur confirme l’accord donné par le receveur, accessible depuis la barre d’outils « Actions sur la demande » et vise à faciliter le transfert du patient.
Chaque utilisateur ViaTrajectoire peut accéder au tableau de bord qui correspond à son habilitation (dans la ou les unités au sein desquelles il a un droit d’accès).
Etape 1 : Munissez-vous de vos identifiants ViaTrajectoire
Etape 2 : Connectez vous au site internet https://trajectoire.sante-ra.fr/
Etape 3 : Rendez-vous dans l’accès ViaTrajectoire SANITAIRE
Etape 4 : Ouvrez votre tableau de bord (vous ne disposez généralement que d’un seul accès, sauf si votre compte est rattaché à deux types de profils).
Votre tableau de bord s’ouvre : visualisez la liste des demandes en cours et piloter l’ensemble de vos demandes.
Si vous avez choisi cette option dans la rubrique « Administration / Mon compte », vous recevez une notification à chaque fois qu’une unité contactée répond à votre demande d’admission.
Vous pouvez aussi visualiser les réponses des unités directement depuis votre tableau de bord en ouvrant le récapitulatif (colonne) des unités contactées, ou bien depuis la demande d’admission en vous rendant sur la page « Suivi de la demande / Envois et réponses » : le statut de lecture ou de réponse de chacune est tracé.
En ouvrant votre tableau de bord, un ligne apparaît en rouge : cela signifie que le prescripteur a effectué une relance dans sa demande d’admission.
La relance est possible si vous avez donnée un accord de principe mais que vous n’avez pas donné suite au bout de 72H. Le prescripteur vous demande de cette façon de vous positionner sur une réponse définitive : accepter ou refuser la demande.
Ex : Vous avez donné un accord de principe en raison du manque de visibilité sur la disponibilité d’un lit dans votre unité à la date demandée par le prescripteur. Au bout de trois jours, vous n’avez pas donné suite : le prescripteur vous envoie une relance pour savoir si une place s’est libérée et ce afin de poursuivre le processus ViaTrajectoire en acceptant ou refusant la demande.
Il peut arriver qu’un drapeau rouge apparaisse à côté du statut de la demande dans votre tableau de bord.
Cette icône vous informe que le prescripteur est en train d’apporter une modification à un des volet du dossier de demande d’admission. Durant ce temps, vous pouvez consulter la demande dans sa dernière version validée mais vous ne pouvez pas y répondre.
Une fois que le prescripteur aura terminé et validé à nouveau l’envoi de la demande dans votre unité, vous recevrez une notification et pourrez répondre normalement à la demande. Vous pourrez par ailleurs comparer l’ancienne et la nouvelle version du volet modifié pour identifier clairement les ajouts ou les modifications.
En tant qu receveur, certaine demande peuvent être accompagnées d’un horloge dans votre tableau de bord.
Cette icône vous informe que le prescripteur vous a envoyé la demande de façon anticipée : le patient n’est pas encore hospitalisé dans son service mais la prise en charge prévoit d’ores-et-déjà des soins poste hospitalisation (ex : chirurgie orthopédique nécessitant une rééducation).
Sa demande n’est donc pas complète : seuls les volets « Orientations » et « Service demandeur » sont nécessaire à une demande anticipée (éventuelle absence des volets Médical, Administratif et social et Soins et projet).
Vous pouvez y donner un accord de principe ou un accord définitif : le prescripteur complètera et vous transmettra les informations des volets manquants une fois l’hospitalisation en cours.
En tant que médecin libéral et pour prendre en charge les patients dont vous êtes le médecin traitant, vous avez la possibilité d’utiliser ViaTrajectoire pour effectuer des demandes d’admission en unité SSR/HAD ou de soins à domicile; ou bien pour compléter le volet médical du dossier de demande d’admission en unité d’hébergement pour personne âgée.
Quelques prérequis techniques à la connexion au portail Médecin Libéral :
Disposer d’une connexion internet et d’un navigateur compatible (Internet Explorer 11, Mozilla Firefox 40, Google Chrome 40, Safari 8.0).
Disposer d’une carte de professionnel de santé (CPS) et d’un lecteur vous aurez branché à votre ordinateur.
Se connecter sur http://www.viatrajectoire.fr ou se connecter via le
portail ENRS https://pro.sante-idf.fr.
Puis, cliquez sur l’accès « Médecin Libéral » puis sélectionnez « Se connecter par carte CPS« .
Dans le cadre d’une première connexion, suivez les étapes indiquées à l’écran. Les connexions suivantes vous redirigent directement sur la page d’accueil de votre compte.
Pour plus d’informations sur la carte CPS, cliquez ici.
Une fois la première connexion réalisée, vous pouvez visualiser le tableau de bord de vos demandes en cours, qu’elles soient auprès d’unités sanitaires (comprenant les structures de soins à domicile) ou d’unités médicosociales.
Votre page d’accueil propose plusieurs onglets. Cliquez sur « Mes patients« .
Le tableau de bord des dossiers en cours s’affiche : les dossiers médicosociaux et sanitaires apparaissent dans le même tableau de bord pour une visibilité centralisée.
Cliquez sur la ligne du dossier pour consulter et alimenter son contenu.
Afin de limiter les connexions inutiles, ViaTrajectoire a mis en place un système de notifications lorsqu’une unité réceptrice de votre demande a répondu ou effectué une action sur le dossier que vous lui avez envoyé.
Lors de votre première connexion, la plateforme a demandé votre adresse mail : celle-ci est utilisée pour envoyer les notifications de réponse à une demande d’admission, qu’elle soit positive, sous réserve ou négative. Afin de recevoir les notifications, veuillez cocher la case « Recevoir les mails » (les éventuelles communications diffusées par ViaTrajectoire sont envoyées indépendamment de cette option). NB : Vous pouvez modifier ce choix à tout moment en vous connectant à l’onglet « Mon compte ».
A réception d’une notification, cliquez sur le lien internet dans le corps de mail pour ouvrir directement le dossier ayant reçu une réponse.
Vous pouvez également connaitre la réponse d’une unité grâce aux statuts de la demande, visibles directement depuis votre tableau de bord.
Les fonctionnalités ViaTrajectoire prévoient le renfort/maintien du lien Ville/Hôpital, la qualité de la prise en charge dans l’intérêt du patient, ainsi que l’efficience du parcours de soins.
Ainsi, il peut arriver que vous receviez une notification de transfert d’un dossier d’un de vos patients actuellement hospitalisé en vue d’un retour domicile et afin que vous poursuiviez les démarches de demande de soins de suite. L’unité MCO qui accueille le patient a jugé pertinent de vous transférer la responsabilité du dossier dans le cadre d’un retour à domicile à court très terme.
Cette situation peut également survenir en cas de création du dossier au cours d’une consultation par un spécialiste hospitalier qui dans le cadre de la prise en charge prévoit par exemple un séjour programmé en unité SSR.
Plusieurs raisons peuvent être à l’origine de ce problème :
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Vous avez accès à la fonctionnalité « déclarer une notification » qui vous permet de retrouver la notification et de la rapatrier sur votre tableau de bord grâce au numéro individu et sa date de naissance.
Vous pouvez accéder à l’exercice via l’URL suivante : https://preprod-formation.sesan.fr/via-trajectoire/exercices/declarer-une-notification-handicap/
Le dossier d’admission de la personne n’est pas disponible sur ViaTrajectoire. Les usagers peuvent le télécharger sur le site de l’ARS.
Lorsque l’ESMS lit une notification reçue, il a accès à différentes données de contact comme le numéro de téléphone, l’adresse mail, les coordonnées des parents/représentants légaux, etc.
Cependant, ces données ne peuvent être disponibles qu’à la condition que celles-ci aient été renseignées dans le logiciel métier de la MDPH.
Les notifications s’archivent automatiquement (quel que soit leur statut) 90 jours après la date de fin de validité des droits. Il est ainsi nécessaire de veiller à ce que les usagers accueillis dans un ESMS disposent d’une notification à jour de la part de la MDPH ; si tel n’est pas le cas, la notification sera archivée et la liste des présents ne correspondra pas à la réalité.
Un seul fichier peut être téléchargé sur la fiche relative à l’établissement. Ce fichier ne doit pas excéder 2 Mo.
Dans la liste des personnes entrées dans l’ESMS, chaque ligne indique la date de validité de la décision d’orientation. Lorsque la date de validité de la décision est inférieure à 6 mois, celle-ci apparaît en orange puis en rouge lorsque les droits sont échus.
Il revient à l’ESMS de s’assurer du dépôt du dossier par la famille. En parallèle, la MDPH reste vigilante sur ces délais de traitement.
Actuellement, l’accueil séquentiel et l’accueil temporaire ne sont pas pris en charge par ViaTrajectoire. La CNSA a mené des groupes de travail afin de faire évoluer le cadre d’urbanisation quant à ces règles de gestion.
En Île-de-France, le choix a été fait de décrire les places d’accueil temporaire en unités spécifiques afin d’avoir une visibilité sur le suivi des décisions d’orientation en accueil temporaire.
Il s’agit de données renseignées par la MDPH et importées dans ViaTrajectoire. Dans ce champ, vous retrouverez les disciplines (ex : centre de vie pour cas lourds, accueil en foyer de Vie pour adultes handicapés, …) et mode de fonctionnement (ex : accueil de jour, externat, …) indiquées dans la décision d’orientation de l’usager. En cas d’erreur ou si les informations ne sont pas explicites, nous vous conseillons de vous rapprocher de la MDPH émettrice de la décision d’orientation.
Le module « Handicap » de ViaTrajectoire permet uniquement de suivre les décisions d’orientation en cours de validité et ne permet pas d’avoir une visibilité sur l’état d’avancement du renouvellement d’une décision par la MDPH.
Lorsqu’un ESMS est ciblé par une décision d’orientation, il peut cliquer sur le numéro de dossier de l’individu afin de voir l’ensemble des notifications en cours de validité. Chaque ESMS ciblé peut voir les mêmes informations. Ainsi si une notification est alternative, un A sera indiqué dans la ligne de tableau de bord ; cet élément est visible pour tous les ESMS ciblés. Si rien n’est indiqué dans la colonne « qualification », la notification est dite cible.
Le choix de la personne à admettre dans une structure revient toujours au directeur de la structure. Néanmoins, il est recommandé aux établissements de prendre en compte dans leur choix d’admission les niveaux de priorité communiqués par la MDPH et qui mettent en relief des situations particulières dans la liste d’attente.
Non, le niveau de priorité d’une notification est uniquement visible par la MDPH et les ESMS et a pour objectif le partage d’informations entre la MDPH et les ESMS sur des situations particulières dans la liste d’attente.
Par ailleurs, un usager pourra uniquement suivre l’état d’avancement de sa notification chez les différentes structures notifiées, envoyer ou supprimer une notification d’un établissement.
La bascule d’un statut à un autre sur Via Trajectoire n’est pas automatisée. Lors de l’entrée effective du bénéficiaire, il faudra repasser sur la notification et changer de statut de la notification de l’usager dans l’outil : passage du statut « admis » au statut « usager entré ». Cette demande d’évolution a été formulée et est étudiée par l’éditeur pour une prochaine version.
Il vous faut cliquer sur la notification voulue afin de réaliser une action sur le tableau de bord, par exemple faire passer l’usager au statut « entré » dans une unité de l’ESMS. Puis il faut mettre les autres notifications au statut « Admission impossible proposée » et préciser que la personne est entrée dans l’ESMS selon le mode d’accueil sélectionné.
Par ailleurs, une action sur une notification n’impacte pas une autre notification. Si vous déclarez une admission pour l’usager sur la première notification, la deuxième restera quand même dans votre tableau de bord.
Il n’est pas possible de créer une notification simplifiée pour les « cas d’urgence » dans l’outil en raison des données obligatoires pour créer une notification : numéro de dossier, date de la décisions d’orientation, droits de validité, etc.
ViaTrajectoire fonctionne avec des règles de gestion, ce qui permet de garantir une homogénéité des informations et une fluidité dans son utilisation. L’utilisation de ViaTrajectoire n’enlève pas les échanges entre établissement et MDPH, notamment pour les cas particuliers. L’ESMS devra échanger avec la MDPH afin de répondre le mieux possible à la situation d’urgence à laquelle l’établissement fait face.
Dans la version actuelle, pour permettre l’enregistrement de l’admission de l’enfant aussi bien dans le SESSAD que l’ITEP concerné, la MDPH doit cibler les ESMS par leur numéro FINESS. Si ce n’est pas le cas, seul le SESSAD pourra aller rechercher la décision d’orientation dans le « stock » MDPH.
Avec la prochaine version du système d’information de la MDPH, l’orientation sera réalisée par type de droits et prestations. Un SESSAD devra cocher les types de droit et prestation « SESSAD » et « ITEP » au niveau de sa fiche établissement dans ViaTrajectoire et pourra ainsi rechercher les décisions d’orientation non ciblés dans le stock (aussi bien SESSAD que ITEP).
Actuellement, seuls les modules Grand Age et Sanitaire communiquent entre eux.
Dans un premier temps, les MDPH ont décidé de faire coexister les deux processus. A terme, les MDPH décideront si l’envoi des recueils trimestriels est « abandonné » ; cela dépendra de la qualité de la saisie des tableaux de bord ViaTrajectoire.
ViaTrajectoire a pour objectif de connaître les places en ESMS. De ce fait, il s’appuie sur les données décrites dans le Répertoire Opérationnel des Ressources (ROR) où le nombre de places autorisées et installées a été décrit par les ESMS pour chaque unité et permet de suivre les personnes entrées dans ces unités. A ce jour, l’outil ne gérant pas le séquentiel et l’accueil partiel, il ne vous permet pas de suivre le taux d’activité de votre établissement.
Les personnes et leurs aidants ont accès au suivi des décisions d’orientation, c’est-à-dire aux statuts ViaTrajectoire mis à jour en temps réel. Ils peuvent envoyer leur notification (dans le respect de celle-ci) à d’autres ESMS ou annuler une notification envoyée à un ESMS.
L’ensemble des actions se passent côté ESMS : les personnes n’ont pas donc pas à confirmer ou infirmer leur choix via l’outil ViaTrajectoire.
L’absence de connexion d’un usager à son espace personnel n’aura pas d’impact sur le processus d’entrée dans un ESMS.
ViaTrajectoire propose une fonctionnalité permettant l’impression d’un récapitulatif des informations contenues dans le dossier ViaTrajectoire. La fiche imprimée contient plus d’informations que les notifications reçues par les ESMS.
Non, les fonctionnalités d’accueil temporaire concernent uniquement les unités d’accueil temporaire.
Non, la « gestion du planning de mes unités », accessible depuis le menu ADMINISTRATION, concerne uniquement les unités d’accueil temporaire.
La possibilité sera ouverte pour la gestion des unités d’accueil séquentiel (à venir).
Cette information de modalité de prise en charge est mentionnée au niveau de la notification ViaTrajectoire : Identité de l’usager et décision d’orientation > Informations relatives à la décision d’orientation.
Par ailleurs, il est possible de déclarer l’accompagnement dans les deux unités au sein d’un même établissement.
Ces fonctionnalités de gestion de l’accueil temporaire permettent :
– la gestion de planning de ses unités d’accueil temporaire : ouverture de créneaux d’accueil temporaire sur une période donnée dans l’année ainsi que sur des périodes d’une même journée (matin, après-midi et soirée/nuit) ;
– la gestion des présences et absences d’un usager dans ses unités d’accueil temporaire : permet d’avoir un décompte précis pour un usager du nombre de journées de présence restantes en unité d’accueil temporaire ;
– la déclaration d’une demande de dérogation pour prolonger la durée de présence d’un usager en unité d’accueil temporaire de 90 jours supplémentaires ;
– La déclaration d’une situation d’urgence pour l’accueil dans un ESMS pendant 15 jours pour les adultes et 8 jours pour les enfants.
Ce sont les droits spéciques de l’accueil temporaire cochés parmi les deux types d’habilitations des professionnels d’ESMS qui permettent d’accéder aux fonctionnalités d’accueil temporaire dans l’outil ViaTrajectoire :
– Habilitation « Référent ESMS » : le droit « Gérer le planning de l’unité » permet la gestion du planning des unités d’accueil temporaire depuis le menu HANDICAP ;
– Habilitation « ESMS Administratif »/’ESMS Social, Educatif, Pédagogique »/ »ESMS Médical, Paramédical, Psychologue » : les droits « Gérer le planning de l’unité », « Gérer le calendrier d’accueil des usagers », « Déclarer un accueil temporaire d’urgence » permettent d’accéder aux boutons des fonctionnalités de l’accueil temporaire dans le menu HANDICAP.
Il est possible de consulter la liste des présents en unité d’accueil temporaire de 2 manières :
– Menu HANDICAP > Unité – Voir le tableau des présents
– Menu HANDICAP > TdB Gérer les notifications reçues > Onglet Usagers entrés > Sélection de l’unité d’accueil temporaire > bouton « Exporter »
La déclaration des jours d’absences d’un usager permet suivre finement le décompte des jours de présence restants en unité d’accueil temporaire. Pour information, le nombre de jour annuel maximum de présence en unité d’accueil temporaire est de 90 jours.
Une notification en cours de validité est nécessaire pour déclarer un usager présent en unité d’accueil temporaire. Si la notification d’accueil temporaire n’apparait pas sur votre tableau de bord, pensez à la rechercher dans le « pot commun » des décisions d’orientation des MDPH, via le bouton « Rechercher une notification » depuis le tableau de bord « Gérer les notifications reçues ».
Il est tout à fait possible de déclarer un usager résidant hors du département, présent en unité d’accueil temporaire. Dès lors que ce dernier est titulaire d’une décision d’orientation en cours de validité.
Le nombre de jours maximal de présence en unité d’accueil temporaire est de 90 jours par an. Il est toutefois possible d’effectuer une demande de dérogation auprès de la MDPH concernée, directement via ViaTrajectoire, pour prolonger l’accueil de l’usager en unité temporaire pour 90 jours supplémentaires.
Les notifications « papier » seront toujours transmises aux usagers et/ou leur(s) proche(s) ou aidant(s). Il s’agit d’une obligation légale.
Non, le calendrier de présence/absence en unité d’accueil temporaire de l’usager n’est visible que par l’établissement qui accueille l’usager.
En revanche, on a une actualisation de jours consommés au sein de sa structure et au sein des autres structures concernées par la situation de l’usager.
Pour un usager entré dans une unité d’accueil temporaire, il existe effectivement un décompte du nombre de jours restants de présence en unité d’accueil temporaire. Cette information est consultable depuis le menu HANDICAP > Usager – Gérer le calendrier de l’usager > Voir le décompte des jours d’accueil temporaire.
Le décompte du nombre de jours de présence en unités d’accueil temporaire prend en compte tous les séjours de l’usager dans les différentes établissements où il a été accueilli.
Non, seul l’établissement qui accueille l’usager a accès au calendrier de présence de cet usager dans son ou ses unités d’accueil temporaire.
Toutefois, le décompte du nombre de jours de présence en unités d’accueil temporaire prend en compte tous les séjours de l’usager dans les différentes établissements où il a été accueilli.
Une absence est considérée comme un absence non programmée, c’est-à-dire que l’usager ne s’est pas présenté auprès de l’ESMS sur une journée de présence. Ici, si la sortie week-end est programmée, elle ne sera pas considérée comme une absence.
D’où la nécessite d’indiquer les jours réels de présence.
Le planning d’ouverture et de fermeture se définit uniquement pour les unités d’accueil temporaire. Ce planning est défini pour chacune de vos unités d’accueil temporaire.
Une fois ce planning défini, il est possible d’intégrer et de gérer le calendrier de présence de plusieurs usagers simultanément sur cette unité d’accueil temporaire en fonction des journées et créneaux ouverts.
ViaTrajectoire permet de gérer le calendrier de présence d’un usager accueilli de manière intermittente dans une unité d’accueil temporaire d’un établissement.
Ce renseignement des jours de présences (et absences) de cet usager dans un unité d’accueil temporaire permettra d’avoir un décompte précis du nombre de jour restant de présence en unité d’accueil temporaire.
